Qu’est-ce que l’onboarding et comment en réaliser un efficace ?

Nous ne vous parlons pas d’embarquement bien évidemment. Cet anglicisme a une autre signification dans le monde du travail, il signifie l’accueil et l’intégration des nouveaux embauchés. Cela peut sembler banal, simple et peu important et pourtant, la première impression et la première journée d’un collaborateur peuvent être déterminants dans sa volonté ou non de poursuivre l’aventure.

Définition de l’onboarding

L’onboarding désigne l’ensemble du processus mis en place pour accueillir et accompagner un nouveau collaborateur dans une entreprise, depuis l’acceptation de son offre jusqu’à sa pleine prise de poste.

C’est une étape stratégique qui va bien au-delà du simple accueil le premier jour.

Enjeux

A une époque où la guerre des talents (comme nous vous en avions parlé précédemment) fait rage, il semble essentiel de fédérer les nouveaux collaborateurs afin de les fidéliser. Il ne faut pas oublier que certaines compétences sont rares, d’où l’importance de leur donner l’envie de s’investir dans votre structure sur le long terme. Un onboarding réussi peut jouer sur la fidélisation d’un talent, et c’est d’autant plus une étape-clé pour un recrutement dans la communication.

Le coût d’un recrutement n’est pas négligeable pour un employeur, la recherche de candidats engendre du temps et des frais, les salaires, la formation et le matériel acheté sont un impact financier réel si le nouveau collaborateur vous quitte après quelques semaines ou mois.

Comment mettre en œuvre un onboarding efficace ?

Objectifs de l’onboarding :

• Faciliter l’arrivée du nouveau collaborateur.
• Accélérer son autonomie et sa montée en compétences.
• Favoriser son engagement et son sentiment d’appartenance.
• Réduire le risque de départ prématuré (notamment pendant la période d’essai).

Les grandes étapes de l’onboarding :

1. Avant l’arrivée (préboarding) 
   • Envoi du contrat et des documents RH.
   • Accueil anticipé : e-mail de bienvenue, informations pratiques, livret d’accueil, etc…
   • Garder le contact avec le candidat qui a une durée de préavis de 3 mois. Dans l’attente de son arrivée effective, le tenir au courant des actualités de son entreprise ou de son service, l’inviter ponctuellement à un séminaire, une journée de rencontres etc…
2. Jour J – Accueil officiel 
   • Présentation des équipes.
   • Visite des locaux ou onboarding virtuel s’ il y a des sites ou des équipes à distance.
   • Remise du matériel / accès aux outils. Rien de pire qu’un candidat qui n’a pas son ordinateur/téléphone/voiture à son arrivée OU que des mots de passe ne soient pas créés.
3. Premières semaines 
   • Formation aux outils, process, culture d’entreprise.
   • Définition des premières missions.
   • Points réguliers avec le manager et les RH.
4. Suivi sur les 3 à 6 premiers mois 
   • Feedbacks réguliers.
   • Bilan d’étape à la fin de la période d’essai.
   • Éventuelle évolution des responsabilités.

Préparer le 1er jour

Il faut préparer le premier jour et intégrer le candidat. S’il n’est pas attendu, qu’il ne bénéficie pas d’une visite des locaux et d’une présentation auprès de ses nouveaux collègues, il risque de ne pas se sentir à sa place et voilà ce qu’il faut éviter. Une première impression négative va l’amener à se poser des questions sur son désir de rester et la décision de partir est généralement prise dans les premiers jours de la période d’essai.

Dans l’idéal, l’équipe actuelle doit donc être préparée à l’arrivée d’un nouveau collègue, son poste de travail prêt avec ses outils configurés et ses premières tâches planifiées à l’avance. Dans la mesure du possible, il faut déjà avoir créé son adresse email, ses comptes utilisateurs et lui donner la liste des mots de passe pour qu’il puisse se mettre à l’œuvre au plus vite.

Attention à ne pas passer des heures dès le premier jour à faire remplir des documents administratifs, d’une certaine manière il doit vivre une expérience de découverte générale de la société. Anticipez en envoyant au préalable des documents qu’il pourra remplir à son aise avant son entrée en poste. Il pourra ainsi consacrer les heures gagnées à se familiariser à ses nouvelles fonctions.

Attribuer un parrain d’intégration

Il peut être pertinent de mettre en place un dispositif de parrainage (mentorat) pour accompagner l’intégration de votre nouvelle recrue. Le parrain est un collaborateur volontaire – distinct du manager – dont la mission est d’aider le nouvel arrivant à s’approprier son environnement de travail.

Contrairement au responsable hiérarchique, le parrain se concentre sur les aspects relationnels et pratiques de la vie en entreprise. Il partage des repères utiles au quotidien : lieux de restauration, adresses à connaître, espaces de convivialité, clubs de sport à proximité, etc. Il joue également un rôle essentiel dans la transmission informelle de la culture d’entreprise et favorise les premières connexions avec les autres membres de l’équipe.

Proposer des rendez-vous réguliers tout au long de la période d’essai

Pour permettre au nouveau collaborateur de prendre rapidement ses repères et d’assumer efficacement ses missions, il est essentiel de lui offrir un cadre de travail structuré dès son arrivée.

Dans cette optique, la mise en place de rendez-vous de suivi réguliers – toutes les deux semaines ou une fois par mois – tout au long de la période d’essai est vivement recommandée. Ces échanges vous permettront d’évaluer son niveau d’intégration, d’identifier ses points forts, mais aussi de repérer d’éventuelles difficultés ou de relatives déceptions.

L’objectif est clair : prévenir un départ anticipé et sécuriser votre recrutement. Plus les éventuels obstacles sont détectés tôt, plus il sera facile d’y apporter des solutions concrètes et d’éviter une rupture de période d’essai.

Bonus : un welcome pack ou un livret d’accueil

Dans certaines (grosses) entreprises, il fut une époque où des coffrets de bienvenue avec généralement des objets publicitaires de l’entreprise étaient offerts. Développement durable faisant, ces goodies sont moins distribués.

Néanmoins, donner une gourde, un stylo, un bloc notes au logo  de l’entreprise est souvent très apprécié par les nouveaux arrivants qui se sentent intégrés dans leur nouvelle entreprise.

 

Un livret d’accueil devrait idéalement être remis au collaborateur le jour de son arrivée. Il sert de guide pratique pour faciliter son intégration et lui permettre de mieux comprendre son nouvel environnement professionnel.

Objectifs :

• Donner une vue d’ensemble de l’entreprise (son histoire, ses valeurs, son organisation, ses dirigeants, quelques chiffres clés.
• Présenter les règles internes, les usages et les outils du quotidien, horaires internes, congés, politique de télétravail, procédures d’arrêts maladies, mutuelle, tickets restaurants etc… mais également les contacts utiles (RH, manager, support IT, services généraux).
• Expliquer le fonctionnement au quotidien, les outils et logiciels utilisés, l’accès aux locaux, la sécurité, le matériel mis à disposition mais également la culture et vie de l’entreprise, les événements internes, rituels d’équipe, engagements RSE,
  clubs, afterworks, initiatives internes…

Un réel processus sur plusieurs semaines

Vous l’aurez compris, le premier jour ne doit pas clore l’onboarding, qui doit si possible durer tout au long de la période d’essai. Il faut que le nouveau venu puisse trouver durant cette période les réponses à toutes ses questions. Auprès de qui peut-il se renseigner ? Qui va l’encadrer ? Quelle est la stratégie de l’entreprise ? Quels sont ses objectifs ?

Il peut également être judicieux, si cela existe dans l’entreprise, d’inviter le nouveau salarié à des afterworks ou bien à des journées ou demi-journées d’intégration consacrées à l’échange et à la transmission de la culture d’entreprise. Encore mieux s’il prend du plaisir à les organiser, pour transmettre ses passions.

Cela ne remplace pas le fait de rester à l’écoute, de répondre à ses questions et de le conseiller durant les premières semaines mais ce sont des astuces permettant de fidéliser les nouveaux collaborateurs. Ne négligez donc pas l’accueil de vos collègues car cela peut s’avérer déterminant afin de créer une collaboration saine sur le long terme.

Nous sommes souvent confrontés à ce sujet en tant que cabinet de recrutement à Lyon et Paris. L’onboarding commence souvent pour nous à la signature du contrat de travail car il y a parfois une longue période avant la prise de poste effective (et encore plus si des vacances sont planifiées). Nous venons d’être confrontés à ce sujet, la collaboratrice a donné son accord pour rejoindre notre client début avril, elle a signé son contrat de travail mi avril et a démissionné de son poste dans la foulée. Mais les 3 mois de préavis nous amènent à la mi-juillet, période qui ne convient ni à la future recrue ni à notre client car les congés des uns et des autres sont prévus en août. Résultat, la prise de poste effective se fera fin août. Autant dire, qu’il faut maintenir le contact et la garder intéressée aux actualités de l’entreprise dans cette période de presque 5 mois !

Accile reste également en contact avec les 2 parties pendant tout ce temps pour garder la motivation intacte.

Nous restons à votre écoute pour vous accompagner dans la recherche de vos nouveaux collaborateurs. Contactez-nous.